ETKİLİ TOPLANTI YÖNETİMİ
Prof. Dr. Ünsal Sığrı

Prof. Dr. Ünsal Sığrı

Bay Yönetim

ETKİLİ TOPLANTI YÖNETİMİ

09 Aralık 2019 - 18:15
Reklam

Toplantılar bir amaca ulaşmak için kullanılan araçlardır. Bir toplantının sonucu, birtakım etkinliklerin başlangıcı veya en azından bir başka bir toplantıya hazırlık anlamına gelir. Toplantılar birtakım kararlara varmanın yapıcı yolu olarak görülüp önemsenirse, çabaların ne şekilde yönlendirilmesi gerektiği hakkında fazla zorlanılmaz. Bir toplantının daha üretken olması için görülenin altında nelerin olduğunu dikkate almak gerekir. Bir grup insan bir araya geldiğinde, birlikte nasıl çalışılmaları gerektiğini öğrenmeli ve uyumlu bir grup olmak için hazırlanma, tartışma, norm belirleme ve uygulama aşamalarından geçmelidir. 
 
Toplantıların; enformasyon veya haber verme, bilgi alışverişi ya da sorunları saptama, karar alma ve sorun çözme ile katılmalı yönetim gerçekleştirme olmak üzere dört temel işlevi vardır. Bu temel işlevlerin yerine getirilmesinde, farklı toplantı türü veya çeşitlerinden yararlanılmaktadır.
 
Birçok kişiye aynı anda bilgi aktarılması ve bir karar alınması gerekiyorsa, koordinasyona ve sinerjiye ihtiyaç varsa, çalışanlar toplantı yapmak istiyorsa toplantı yapılmasına ihtiyaç var demektir. Ancak tartışmaya gerek bir konu yoksa tartışmanın sonuç vermeyeceği düşünülüyorsa, kim ne söylerse söylesin sonuçta liderin (yöneticinin, idarecinin) dediği kabul ediliyorsa ve başkalarını işe katma konuyu bulandıracaksa toplantı yapmak gereksizdir. 
 
Günümüz eğitim ve iş amaçlı kurulan örgütlerde yöneticilerin etkili olabilmesi, katılımcı yönetimi oluşturabilmesi ve etkili örgütsel bütünleşmeyi sağlayabilmeleri açısından toplantı yönetimini iyi bilmeleri ve etkili yönetebilmeleri gerekli hale gelmektedir. Örgütlerin giderek karmaşıklaşan ilişkiler ile karşı karşıya kalması, hızlı değişim ve bu değişi-me örgütlerin uyum sağlayabilme sorunları, iş görenler ve yöneticileri daha sık bir araya getirmeye ve etkili işbirliği yapmaya zorlamaktadır. Bu bağlamda toplantı en az iki insanın ortak bir amaç doğrultusunda bir araya gelerek hareket etmesine, fikir, görüş ve öneri paylaşımına, etkili iletişime, yapılan faaliyetlerin faturasının verilmesine ve ortak misyon ve vizyon oluşumuna katkı sağlamaktadır. Toplantılardan istenilen verimin elde edilmesi ise etkili bir toplantı yönetimini gerekli kılmaktadır.
 
Toplantı planlama ve uygulama sürecinde aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:  
 
Toplantının planlanması: Bir toplantının planlamacısı, öncelikle düzenlenecek olan toplantının temel hedeflerini, toplantının süresini ve toplantını şeklini bilmek zorundadır. Toplantının hedefleri ve bu hedeflere ulaşılması için gerekli olan faaliyetlerin belirlenmesi sürecine planlama adı verilmektedir. Bu bağlamda toplantı hedeflerinin belirlenmesi, toplantı planlama sürecinin birinci aşamasını oluştur-maktadır. Toplantı amaçları arasında; bilgilenmek, bilgilendirmek, müzakere etmek ve tartışmak gibi amaçlar bulunmakla birlikte teşvik vermek, eğitim, politik ve ekonomik amaçlar da bulunmaktadır.
 
Zaman faktörü, planlamada son derece önemli bir konudur. Toplantı planının kapsadığı süre genişle-dikçe, kesinliği azalmakta ve beklenmeyen olayların ortaya çıkma olasılığı artmaktadır. Toplantı planı ve toplantı süresi gibi, toplantının şekli de önemli bir husustur. Çünkü toplantının şekli, tüm detaylar ile toplantının bütün içeriğini kapsamakta ve toplantının şeklinde faaliyetler, sosyal olaylar vb. pek çok bilgi bulunmaktadır.
 
Bir gündem oluşturmak, katılımcılara önce-den fikir vereceği için önemli bir unsurdur. Toplan-tının başarısını etkileyen başka bir unsur da katılımcıların belirlenmesinde dikkatli davranmaktır. Konular üzerinde anlaşmaya varmak, toplantıya doğru kişilerin katımlıyla daha kolay olmaktadır. Rahat bir ortam sağlamak, herkesin konu üzerinde yoğunlaşmasını kolaylaştırır. Ayrıca gündem başlıklarını, zaman dilimlerine bölerek ele almak, toplan-tının genel yapısını oluşturan bir parçanın mevcut olduğunu gösterir.
 
Toplantı bölgesi ve yeriyle ilgili faktörler: Toplantı yeri ve denetimi ile ilgili dikkate alınması gereken unsurlar çeşitlilik göstermektedir. Genel bakım ve fiziki yapı bazında; toplantı yapılan tesisisin mimarisi, dış görünümü, temizlik ve hijyen şartları toplantıya katılanlar tarafından dikkate alınmakta ve bunlar toplantıyı hazırlayan personelin hizmet anlayışını ve yönetimin yaklaşımını gösteren unsurlar olarak ortaya çıkmaktadır. Özellikle okullarda toplantı salonlarının yetersiz ve düzensiz oluşu katılımcılar üzerinde olumsuz etki oluşturmaktadır.
 
Toplantıyı açmak: Bir karşılama ile başlayan toplantılar, gelenlere düzenli bir toplantıya katılacakları izlenimi verir. Eğer yabancı kişiler varsa, bunların adlarının ve yetkilerinin bilinmesi gerekmektedir. Daha önceden benzer konularda bir toplantı yapılmış ise, o toplantının sonuçları katılımcılara bildirilmelidir.
 
Zamanı iyi değerlendirmek: Toplantılarda zaman tutmak önemli bir faktördür. Bunun için, toplantının zamanında başlamasına, zaman takibi için uygun bir yere saat konulmasına, uzun toplantılarda kısa aralar verilmesine, katılımcıların fikirlerini belli zaman sınırı içerisinde söylemelerinin sağlanmasına ve toplantının zamanında bitirilmesine özen gösterilmelidir.
 
İlgiyi toplamak: Toplantının başlangıcında, toplan-tının ne hakkında olduğunu katılımcılara hatırlatmak, katılımcıların konu üzerine odaklaşmalarını sağlamasına fırsat tanıyacaktır. Bunu sağlamak için mevcut durumu veya sorunu açıkça belirtmek, in-sanları toplantının amacından haberdar etmek ve tartışılacak konu başlıklarını tanıtmak gerekmektedir.
 
Tartışmayı yönlendirmek: Tartışma başladıktan sonra yapılacak en uygun iş, konuşmaların yönlen-dirilmesini ve tartışmanın amacından sapmasını engellemek olmalıdır. Özellikle tartışma yöneticisi ta-rafından; gündeme bağlı kalmak, toplantının hedeflerinden katılımcıları haberdar etmek, deneyimlerden yararlanmak, fikir ileri sürmek ve görüşleri desteklemek tartışmanın yönlendirilmesinde önemli adımlar olarak görülebilir.
 
Aykırı davranışları kontrol altına almak: Toplantıya katılanlar her zaman istenilen tutumu göstermezler. Toplantı esnasında bazı kişilerin davranışları ilerlemeyi engelleyebilir ve sert tavırlar ortaya çıkabilir. Böyle durumlarda; kişisel saldırıların ke-sinlikle kabul edilmez olduğunu açıkça belirtmek, anlaşmazlığı yapıcı fikirler üretilmesini isteyerek etkisiz kılmak, görüş farklılıkları tartışma boyutunu almışsa bir sonraki konuya geçmek en doğru yollar olarak görülmektedir.
 
Toplantıyı anlaşmaya bağlamak: Toplantıda üze-rinde görüşülen konu hakkında yeterince ilerleme kaydedildikten sonra, toplantının bir anlaşmaya, bir bakıma bir sonuca bağlanması gerekmektedir. Bunu sağlamak için; üzerinde anlaşılan veya anlaşılama-yan noktaları ortaya koymak, soru sormak, ara sonuçlar bildirmek ve uzlaşma sağlanıp sağlanamadığından emin olmak yollarına başvurmak yerinde ol-maktadır. Çünkü bu yöntemler, katılımcıların düşünme tarzının incelenmesini, gerektiğinde hakemlik yapılmasını kolaylaştırır ve böylece sonuca ulaşmak daha kalay hale gelir.
 
Yapılacakları özetlemek: Toplantı sonunda herke-sin, karar verilen işleri yapacağından emin olunması için, herkese üzerinde uzlaşılan kararların hatırlatılması ve kimsenin aklında soru işareti kalmaması için yapılanların özetlenmesi yararlı olacaktır.
 
Toplantıya katılan tüm kişilerin katılımı sağlanmalı, konudan olası sapmalar ve kişisel sataşmalar önlenmelidir. Toplantının başarıyla sonuca ulaşması için uzlaşma sağlanmalı ve herkesin ne yapa-cağından emin olunmalıdır. Toplantılarda herkese söz hakkı verilmeli ve özellikle yöneticilerin beyin fırtınası tekniği ile tartışmaları yönetilmelidir. Toplantıların oldukça zaman aldığı eğitim ve iş örgütlerinde etkili toplantı yönetimi konusunda yöneticilere ve özellikle okullarda öğretmenlere uzmanlar tarafından seminerler verilmelidir. Toplantının içeriğinin kayda geçirilmesi de büyük önem taşımaktadır. Yazılı bir metnin yokluğu, toplantının sadece lafta kalmasına neden olur. Bunun için toplantıdan hemen sonra tutanaklar kayda geçirilmelidir. Bu durum ayrıca toplantıda üzerinde anlaşılan konuların hayat geçirilmesi sürecine de olumlu katkı yapacaktır. Sonuçların geri bildirimi ise mutlaka katılımcılara süreç içerisinde duyurulmalıdır. 
 
Bir sonraki yazında “Etkili Delegasyon Yönetimi” konusuna değineceğim. Görüşmek üzere…

Bu yazı 1715 defa okunmuştur .

YORUMLAR

  • 0 Yorum