ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ-1
Prof. Dr. Ünsal Sığrı

Prof. Dr. Ünsal Sığrı

Bay Yönetim

ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ-1

12 Temmuz 2019 - 16:40

Zaman baskısı, iş yaşamında birlikte iş yapan ve iletişime giren taraflar üzerinde en fazla bozucu etki yaratan unsurlardan biridir. Profesyonel iş yaşamında zaman baskısı hep mevcut olacağından, küçük işleri ertelemek yerine hemen yapmak önem kazanmaktadır. Çünkü küçük bir işi ertelemek için harcanan gayret bazen o işi yapmaktan daha fazla olabiliyor. Ayrıca ertelendiği düşünülen işler arka planda duruyor (aynı cep telefonunda tam kapatılmayan ve arka planda kalan uygulamaların pil ömründen yediği gibi) ve bizim zamanımızdan ve enerjimizden çalıyor. Erteleme alışkanlığına son vermek ile ilgili bu davranışı bir metaforla vurgulayacak olursak, “dere kenarında otururken dereye düşenleri bir bir inip sudan kurtarmak yerine,  ilerideki köprünün ortasındaki deliği görüyorsunuz, insanlar buradan düşüyor, öyleyse hemen deliği kapatıyorsunuz ve böylece kimse aşağıya düşmüyor.”
 
Etkili zaman yönetimi, aynı Pareto (80-20) İlkesinde olduğu gibi, önemli işlere öncelik vermektir. Günlük yaşamımızda mümkün olabildiğince “önemli” faaliyetlere odaklanmak gereklidir. Bunların neler olduğuna çalışanlar, çevre koşullarını ve durumu da dikkate alarak kendileri karar vermelidir. Bu alışkanlığı kazanmak için disiplinli ve planlı çalışmak gerekir. İşleri planlayıp yaparken, dışarıdan birisi planımıza etkide bulunabilir veya bizden yardım talep edebilir. Bunun için de, “hayır” demesini bilmemiz gerekir.
 
Önemli işlere öncelik verebilmek için çalıştığımız insanlara yetki vermemiz gerekir. Sorumluluğu; eğitilmiş ve usta kişilere devretmek, enerjimizi diğer önemli faaliyetlere vermemizi sağlar. Hangi insana, hangi yetkiyi vereceğimiz de, bizim onları tanıma kabiliyetimize bağlıdır, Amip konuları bırakıp, önemli hususlarla uğraşmak; ehem ile mühimi birbirine karıştırmamak gereklidir. Bazen kaynakların çoğunu kullanarak sonuçların çok azını elde edebiliriz, bazen de az kaynak kullanarak ama stratejik işlerle uğraşarak sonuçların çoğunu elde edebiliriz. Oysa günlük işlere aşırı odaklanma yerine stratejik konularla uğraşmak “zaman, çaba ve kaynaklarda” tasarrufu ve etkili sonuçları getirebilir.
 
İş yaşamında zaman hususu çok önemlidir, çünkü mesleki kariyerde önemli atılımlar yapmak için çok çalışmak, dolayısıyla zamanı etkin kullanmak gereklidir. Henry Ford, zamanı, “Pek çok insan diğerlerinin boşa harcadığı zamanı kullanarak öne geçer” diyerek bir “rekabet avantajı” olarak görmektedir. Etkin bir kişisel zaman yönetimi için çalışanlar faaliyetlerini “önem ve aciliyetlerine” göre sınıflandırabilme yeteneğine sahip olmalıdır. Ancak çoğunlukla bu iki kavramın birbirine karıştığı görülmektedir. Bir faaliyet bizim için kişisel bir değer taşıyorsa, misyonumuza, değerlerimize ve en öncelikli hedeflerimize katkıda bulunuyorsa “önemlidir”. Biz veya başkaları derhal harekete geçilmesi gerektiğini düşünüyorsa o faaliyet “acildir”.
 
Gerçekten de zamanında bir adım atmayan kişi, sonradan yüz adım atmak zorunda kalabilir. Stratejik yönetimin guruları olan Hammer ve Champy “Günümüzde şirketler hızlı hareket etmek zorundadır. Yoksa hiç hareket edemezler” diyerek konuyu kurumsal düzlemde de önemli görmektedir. Rakibinizi yere yıkan yumruk, sert olandan ziyade, o yumruğun geldiğini görmediği yumruktur. Tabii ki tüm bu baskılar, bizim köprüye gelmeden geçmeye çalışmamıza sebep olmamalıdır. Unutmayınız ki, zamanın çoğu saatler değil, dakikalar halinde boşa harcanır. Dibinde ufak bir delik bulunan kova da, kasten boşaltılmış büyük bir kova kadar boştur...
 
Bir sonraki yazında “Etkili Zaman Yönetimi” konusuna, “Zaman Tuzakları” ile değinmeye devam edeceğim. Görüşmek üzere…

Bu yazı 667 defa okunmuştur .

YORUMLAR

  • 0 Yorum