ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ-2
Prof. Dr. Ünsal Sığrı

Prof. Dr. Ünsal Sığrı

Bay Yönetim

ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ-2

26 Ağustos 2019 - 14:54 - Güncelleme: 26 Ağustos 2019 - 14:56
Reklam

Geçen yazımda kurumsal dünyada ve profesyonel iş yaşamında “zaman yönetiminin önemi” üzerinde yazmış idim. Bu yazımda “zaman tuzakları” unsurlarına bir göz atalım: Peki etkili bir zaman yönetimi için önümüzdeki tuzaklar-engeller nelerdir?
 
Etkin bir kişisel zaman yönetimi için insanlar faaliyetlerini “önem ve aciliyetlerine” göre sınıflandırabilme yeteneğine sahip olmalıdır. Ancak çoğunlukla bu iki kavramın birbirine karıştığı görülmektedir. Bir faaliyet bizim için kişisel bir değer taşıyorsa, misyonumuza, değerlerimize ve en öncelikli hedeflerimize katkıda bulunuyorsa “önemlidir”. “Önemli işler”, yapmaya değer bulduğumuz şeylerdir. Bizi doğru şekilde yönlendirirler. Misyonumuzda ifade ettiğimiz, ilkelere dayalı amacımıza ulaşmamıza yardımcı olurlar.
 
Biz veya başkaları derhal harekete geçilmesi gerektiğini düşünüyorsa o faaliyet “acildir”. “Aciliyet” kavramı ise, genellikle çevre tarafından yaratılır, toplumsal değer sistemine baskı yapılır. Önemli olan; zamanı acil işlerden daha ziyade önemli işlerde kullanabilmektir. Goethe’nin dediği gibi “En önemli şeyler, en önemsiz şeylerin insafına bırakılmamalıdır”.  Genelde insanın zamanının “önemli ve önemli olmayan” ile “acil ve acil olmayan” etkinliklerde harcandığını düşündüğümüzde, “acil olmayan ancak önemli olan işler” etkili zaman yönetimin kalbidir. İlişkileri geliştirmek, uzun vadeli planlar yapmak ve hazırlık yapılması gerektiğini bildiğimiz ama acil olmadıkları için nedense ender olarak ilgilendiğimiz konularla burada ilgilenir. Etkili kişilerin zihinleri soruna değil, fırsatlara açıktır. Onlar önlemleri önceden düşünürler ve dikkatlerini acil olmasa da yetenek değiştirici önemli etkinliklere vermek isterler.
 
Günümüzde zaman yönetimindeki yanlış uygulamalardan birisi, çalışanların işinin çok olduğu ve zamanlarının yetersiz olduğunu düşünmeleridir. Oysa her kişi ihtiyacı olan zamana sahiptir. Yeterli zamanım yok dememeliyiz, çünkü Pasteur, Michelangelo, Leonardo da Vinci ve Albert Einstein’ın da günleri 24 saatti. Günümüz dünyasında “zamanım yok” söylemi yaygındır. Bunu düşünürsen “kaç veya savaş” taktiği için de zamanın olmadığını düşünürsün. Bu kendini doğrulayan kehanete dönüşür ve panik moduna girer ve zamanını etkin kullanamazsın. Oysa “zamanım var” diye düşünürseniz panik azalır, zaman etkili kullanılır ve olaylara daha dikkatli bakılabilir. Önemli diğer bir zaman yönetimi yetkinliği, anın ve mekânın farkında olmaktır.  Yaşanan anın ve yaşanılan mekânın farkında olmak, çalışan performansı için olumlu bir yetkinliktir ve bunu sağlamak için “bilinçli farkındalık” uygulamaları özellikle algıları açmak için önemli bir işlev görür. 
 
Bir öğretmen, öğrencilerine, "Hadi, küçük bir sınav yapalım" demiş. Masanın üzerine kocaman bir kavanoz koymuş. Sonra bir torbadan irice kaya parçaları çıkarmış dikkatle üst üste koyarak kavanozun içine yerleştirmiş. Kavanozda taş parçaları için yer kalmayınca sormuş: "Kavanoz doldu mu?" Sınıftaki herkes, "Evet, doldu" yanıtını vermiş. "Demek doldu" demiş hoca. Hemen eğilip bir kova küçük çakıl taşı çıkartmış, kavanozun tepesine dökmüş, kavanozu eline alıp sallamış, küçük parçalar büyük taşların sağına soluna yerleşmişler Yeniden sormuş öğrencilerine: "Kavanoz doldu mu?" işin sanıldığı kadar basit olmadığını sezmiş olan öğrenciler, "Hayır, tam da dolmuş sayılmaz" demişler. "Aferin" demiş
 
Hoca, masanın altından bu kez de bir kova dolusu kum çıkartmış. Kumu kaya parçaları ve küçük taşların arasındaki bölgeler tümüyle doluncaya kadar dökmüş. Ve sormuş yeniden: "Kavanoz doldu mu?" Hayır dolmadı!" diye bağırmış öğrenciler. Yine "Aferin" demiş hoca. Bir sürahi su çıkarıp kavanozun içine dökmeye başlamış ve sormuş: "Bu gördüklerinizden nasıl bir ders çıkarttınız?" Atılgan bir öğrenci hemen fırlamış: "Şu dersi çıkarttık. Günlük iş programınız ne kadar dolu olursa olsun, her zaman yeni işler için zaman bulabilirsiniz." "Hayır” demiş hocaları ve cevaplamış "Çıkartılması gereken asıl ders şu: Eğer büyük taş parçalarını baştan kavanoza koymazsanız daha sonra asla koyamazsınız." Ve tabii, herkesin kendi kendisine sorması gereken soruyu sormuş: "Hayatınızdaki büyük taş parçaları hangileri? Onları ilk iş olarak kavanoza koyuyor musunuz? Yoksa kavanozu kumlarla ve suyla doldurup büyük parçaları dışarıda mı bırakıyorsunuz?”
 
Öncelikleri belirleyememek, plansızlık, acele etmek, ertelemek, verimsiz çalışma alışkanlığı, yetki devretmemek, kararsızlık, odaklanarak, hayır diyememek bu konuya verilebilecek örneklerdendir. Zaman yönetimindeki hatalardan birisi sevdiğimiz iş ve faaliyetleri öncelikle ele almaya çalışmaktır. Oysa prensibimiz “zor işi ilk sırada yapmak” olmalıdır. Beynin kumanda merkezi olan prefrontal korteks, bütün kaynaklardan gelen bilgilerin düzenlendiği ve birleştirilip ortaya çıkarılacak davranışa karar verildiği ve üst düzey davranışların tüm bağlantılarının yapıldığı yerdir. Beynin bu bölgesi sabah saatlerinde daha dingindir. Beynimiz dinçken zor işleri halletmeliyiz, yani sabah karışık bir raporu hazırlamak ve ardından öğlen toplantı yapmak daha uygun bir seçenek olarak karşımıza çıkmaktadır.
 
Zaman yönetimindeki etkili yöntemlerden birisi, ortada kalan bazı işlere “Bu Kimin İşi?” diye sormaktır.  Kendini başkalarını kurtarmak için onun işlerini yaparken bulduğun olur mu? Bu diğer insanlar problemle karşılaşmasın diye yaparız. Eğer böyle ise “sınırlar” ile ilgili problemin var. Bir ilişkide fazlasına bağlanmışsın demektir. Herkes kendi işine bakmalı, kendi sorunu çözmelidir. Bunun için bazı konularda “hayır” demeyi bilmelidir insan. Çünkü “hayır diyemiyorsan, evet diyemezsin!”. Karşıdakini mutlu etmek için evet dersen, sonunda takip edemeyecek kadar işin olur. Taahhütlerinde dikkatli olmalı “hayır” demeyi bilmelisin. “hayır diyemeyen insan” olma. Böylece “evet”lerin sayısı azalır ama daha dikkatli takip edilir.
 
Günümüzün çalışanlarının aklını çelen ve zamanlarını uygunsuz kullanmalarına neden olan bazı “zaman tuzakları” aşağıda sıralanmaktadır: 
  • Her işi üstüne almak, yetki devretmemek
  • Öncelikleri belirleyememek
  • “Yapılması gereken önemli işlerden” değil, “yapmaktan hoşlanılanlardan”, «kolaydan» ve «çabuk bitecek olandan» işe başlamak
  • Sürekli ertelemek
  • Acelecilik
  • Aşırı detaycılık – Öze inememe
  • Aşırı sosyal ilişkilerin çeldiriciliği
  • Hayır diyememek ve ilave işlerle karşı karşıya gelmek
  • Uzun telefon/ziyaretler
  • Dağınık ofis-masa-yerleşim düzeni 

Bir sonraki yazında “Etkili Zaman Yönetiminde Ne Yapmalı? konusuna değineceğim. Görüşmek üzere…

Bu yazı 1149 defa okunmuştur .

YORUMLAR

  • 1 Yorum
  • Selçuk Çırak
    3 hafta önce
    Kıymetli hocam bir tabir vardır "Önce yakındaki timsahın kafasını ez!" ...Saygılar, selamlar...