ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ-3
Prof. Dr. Ünsal Sığrı

Prof. Dr. Ünsal Sığrı

Bay Yönetim

ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ-3

06 Ekim 2019 - 13:36
Reklam

Geçen yazımda kurumsal dünyada ve profesyonel iş yaşamında “zaman yönetiminin önemi” ve “zaman tuzakları” üzerinde yazmış idim. Bu yazımda “etkili zaman yönetiminin” unsurlarına bir göz atalım: Peki etkili bir zaman yönetimi için ne yapmalı?

•    Her şeyi üzerinize almayın, yetki verin. Çalışanlar, yöneticilerinin sadece eli gibi işlememeli, aynı zamanda ilave beyni gibi işlemelidir.

•    Zaman tuzaklarınızı iyi tespit edin. Tedbir alın.

•    Küçük-kolay işleri ertelemeyin, hemen yapın.

•    Üstlerinize danışın ve gerektiğinde bilgi verin.

•    Taahhütlerinizde dengeli olun. “Hayır” demeyi bilin.

•    İş programında «dinamik önceliklendirme» yapın. Değişen durumlara göre siz de önceliklerinizi değiştirin.

•    Kendinizi geliştirin. Çok görevliliğe hazır olun.

•    İş-Ofis ortamının iyileştirilmesine başlayın.

•    İlgili işleri gruplayın, benzer işlere blok zamanlar ayırın.

•    Çok görevliliğe uyumlu olmaya hazır olun.

•    Zaman yönetiminde aciliyet-önem dengesini kurun.

Profesyonel iş yaşamında iletişim ile ilgili bazı ipuçları aşağıda verilmektedir.

•    Önce Başlıkları Verin, Konuşma ve Dinlemeyi Dengede Tutun: Bazı zamanlarda konuşma ağır basar ve dinleme ihmal edilebilir. Oysa insanlar dinleyince çok yeni şeyler duyarlar. 

•    Emretmek Yerine, Çalışanlarınızdan İsteyin: Binada yangın çıktıysa ne yapılacağı direkt söylenir, ama diğer durumlarda rica etmek daha iyidir. “Bunu yapmak zorundasın” yerine “Bunu yapar mısın?” demek her zaman daha motive edicidir.

•    İstemezsen Alamazsınız: Konuşma balonlarını küçültün, gizli mesajdan açık mesajlara doğru kayın, doğrudan iletişim kurun ve imaları bırakın.

•    Karşıdaki Zor Kişiyi Silahsızlandırın: Zor İnsanlarla iletişim kurarken, karşıdakinin silahını elinden alın ve onunla kavga etmek yerine “otur bir çay iç” deyin ve onun sizi çekmek istediği öfke seline kapılmayın.

•    İletişimde En Büyük Amacınızı Unutmayın: Her zaman zor iletişimlerde esas niyetinizi hatırlayın ve gereksiz yere sinirleri ayağa kaldırmayın. Birlikte iş yapan ama çok sorunlar yaşayan iki ortağa “en önemli amacınız ne?” diye sorulduğunda tabii ki “İşimiz için en iyisini yapmak ve dost kalmak” cevabı almak mümkündür. Öyleyse ıvır zıvırı sorun yapmamak ve temel niyet doğrultusunda hareket ederek “basmak zorunda olmadığınız düğmelere basmamak gereklidir. 

•    Sadece Ben Bilirim Yaklaşımına Son Verin: Karşıdakinin farklı görüşünü tartışmaya her zaman hazır olmak gereklidir. “Ben haklıyım/hayır ben haklıyım” söylemi, çatışmayı pinpona çevirir ve sonunda bilek güreşine döner ve güçlü olan kestirip atar. Ben haklıyım yerine “önce karşı tarafın söylemini tekrar ifade et ve karşı taraf anlaşıldığını hissetsin, sonra katıldığın konuları listele ve bunlardan öğrendiklerini vurgula, sonra geliştirmek için kendi teklifini yap”. Bu yöntem çıkmazları önleyebilir. 

•    İletişimde Kot Farkını Yok Edin: İletişimde, alıcı ile hedef arasındaki kot farkını yok etmek gereklidir. Söylenilenler önemli ama karşının nabzını tutmak ve karşıdan nasıl alındığını da önemsemek gereklidir. Dinleyicilerin ve odanın ruhunu tutmak gereklidir. Bir duygusal zekâ unsuru olan “sosyal farkındalık” sahibi olunmalıdır. Eğer karşıdaki kişi ‘’anlaşıldım’’ hissini yaşamıyorsa, empati eksik gerçekleşmiştir. Bazen yöneticiler bilgiyi çabuk işler, çalışanlar onun hızına erişemeyebilir, durup karşıdakine soru sormak gereklidir. Diğer bir örnek, iş yaşamında  x,y,z kuşakları arasındaki çatışmalar olarak verilebilir.

•    Sempatiye Hayır, Empatiye Evet: Empati kurmak yerine sempati duymaktan vazgeçmek gereklidir. İş dünyasında astımızla, yöneticimizle veya müşterimizle kurduğumuz ilişkide, karşımızdakine hak verip onun duygu ve düşüncelerini üstlenmek yerine, onu anlamaya çalışıp kendi yerimize geri dönmek daha önemlidir. Karşıdakinin duygu ve düşüncelerini doğru olarak anlamaya çalıştıktan sonra, kendi yerine geri dönmek ve iletişimi kendi yerimizden sürdürmek gereklidir.

•    Sınır İhlali Yapmayın: İletişimde sınır ihlali yapmamak gereklidir. Başkalarının sorunlarına aşırı girmek bize kendi perspektifimizi kaybettirir. İşimiz sempati değildir.  Karşıdakini dikkate almalı, dinlemeli ve sonra kendi yerine geri dönülmelidir, gerçek empati budur ve iş yaşamındaki profesyonellerin ihtiyaç duyacağı davranış bu yönde olmalıdır.

Bir sonraki yazında “Etkili Toplantı Yönetimi” konusuna değineceğim. Görüşmek üzere…

Bu yazı 4167 defa okunmuştur .

YORUMLAR

  • 0 Yorum